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Soggetti Interessati: utenti del sito romanomedica.it (di seguito anche: Interessato)

Titolare del trattamento è ROMANO MEDICA SRL, p. iva 02819040243, con sede legale in via Dante Alighieri, 5/4 – 36060 Romano d’Ezzelino (VI) – che ha sottoscritto un contratto di rete con altre Strutture che erogano servizi sanitari facenti parte della rete Romano Net e precisamente: Gruppo Romano Medica srl, Gruppo Romano Medica Borgo Valsugana srl, Romano Medica Dental srl, Castelfranco Medica srl e Medica Work srl. Esiste un accordo di contitolarità tra Romano Medica srl e le altre imprese facenti parte della rete Romano Net che prevede, nel rispetto di quanto previsto dal contratto di rete, che sia Romano Medica srl a procedere a redigere e aggiornare la presente informativa che verrà poi utilizzata anche dalle altre imprese retiste, all’acquisizione e gestione dei consensi ove previsto, nonché a fungere da punto di contatto per gli Interessati per l’esercizio di diritti in materia di trattamento di dati personali.

Esiste altresì un accordo di contitolarità tra il Titolare del Trattamento ed i medici che operano presso le sue unità locali in base al quale è Romano Medica srl a fungere da punto di contatto per gli Interessati.

Per avere maggiori informazioni sugli accordi di contitolarità e sul trattamento dati personali è possibile inviare una mail a: privacy@romanomedica.it.

Il DPO è stato nominato ed è contattabile tramite mail: dpo@romanomedica.it

Romano Medica Srl (di seguito anche “Titolare”) rende qui l’informativa ai sensi e per gli effetti di quanto previsto dall’art. 13 REG. UE 679/16 (di seguito GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, allo scopo di farti conoscere le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali che potresti comunicare durante la navigazione nel presente sito web (di seguito “Sito”).

Si precisa che la presente informativa si riferisce unicamente al Sito e non a siti web di soggetti terzi, eventualmente raggiungibili dall’Utente mediante link in esso presenti.

Si precisa anche che il Sito Web utilizza i plugin di alcuni Social Network: LinkedIn, Facebook e Instagram (Meta) . Per impedire la trasmissione e la memorizzazione dei dati relativi alla navigazione Internet tramite LinkedIn, l’utente dovrà disconnettersi da questo prima di visitare il Sito Web. Per avere maggiori informazioni su questo argomento si consiglia di leggere l’Informativa sui Cookie e di verificare quanto pubblicato sul web:

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Tipologia di Dati raccolti

Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano, ad esempio, gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione.

Dati forniti volontariamente dall’Utente nella compilazione di Form on line

L’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi e nei FORM presenti nel Sito comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo e degli ulteriori dati forniti volontariamente dall’Utente che li compila sotto la propria responsabilità dichiarando di averne autorizzazione, il trattamento di tali dati è necessario per rispondere alle richieste ricevute. Specifiche informative di sintesi vengono inoltre riportate o visualizzate nelle sezioni del Sito predisposte per particolari servizi a richiesta e sottoposte, se del caso, al consenso dell’interessato.

Dati forniti volontariamente dall’Utente per la Prenotazione on line

Il sito consente la prenotazione on line delle seguenti tipologie di trattamenti medici: analisi di laboratorio; visite specialistiche; diagnostica. La prenotazione è possibile solo previa registrazione, durante la quale dovranno essere forniti i dati anagrafici e di contatto e dovrà essere scelta una password personale. Il Titolare, in caso di prenotazione on line potrà pertanto acquisire dati relativi all’identità ed alla tipologia di prestazione medica richiesta e comunicare poi tali dati ad altre società selezionate dal Titolare per l’esecuzione di quanto richiesto dall’Utente.

COOKIES

Fermo quanto sopra precisato per i plug in dei social presenti in home page del Sito, per ogni informazione in ordine all’utilizzo dei cookies da parte del Sito, accedi all’apposita informativa cliccando qui

Finalità del trattamento, base giuridica, natura del conferimento e conseguenze in caso di rifiuto

Il Titolare tratterà i tuoi dati per agevolare la navigazione e per fornire i servizi da te eventualmente richiesti tramite i moduli appositamente predisposti nel Sito. A parte quanto specificato per i dati di navigazione e per i cookie tecnici, nell’ambito delle sezioni del Sito predisposte per particolari servizi a tua richiesta sarai libero di fornire i tuoi dati personali per le finalità riportate nelle rispettive informative. In caso di fornitura di servizi, il mancato conferimento dei dati personali necessari all’erogazione, può comportare l’impossibilità di ottenere la prestazione richiesta.

Il Titolare potrà altresì trattare i tuoi dati personali per finalità connesse e strumentali alla gestione dei rapporti con la clientela (registrazione e creazione dell’area riservata, prenotazioni di visite mediche e/o di esami diagnostici, acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione della prenotazione, ottimizzazione della fornitura dei servizi offerti dalla Società, attività di controllo delle frodi, messaggistica con i medici e gli altri professionisti).

La base giuridica per i trattamenti indicati è: l’esecuzione di un contratto e/o l’adozione di una misura pre-contrattuale su richiesta dell’Interessato, l’adempimento di uno o più obblighi di legge o esercizio di legittimo interesse (per la prevenzione delle frodi e l’ottimizzazione delle prestazioni)

Periodo di conservazione

I dati personali raccolti attraverso l’utilizzo del Sito sono trattati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti nonché, terminato quest’ultimo, per i tempi eventualmente stabiliti dalle norme vigenti.

Per maggiori dettagli, si rimanda alle informative predisposte per particolari servizi.

Modalità di trattamento, ambito di comunicazione e categorie di destinatari

Il Titolare adotta le opportune misure di sicurezza volte ad impedire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzate dei Dati Personali. Il trattamento viene effettuato mediante strumenti informatici e/o telematici, con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate. Oltre al Titolare, in alcuni casi, potrebbero avere accesso ai Dati altri soggetti coinvolti nell’organizzazione (personale amministrativo, commerciale, marketing, legali, amministratori di sistema) ovvero soggetti esterni (come fornitori di servizi tecnici terzi, corrieri postali, hosting provider, società informatiche, agenzie di comunicazione) nominati anche, se necessario, Responsabili del Trattamento da parte del Titolare. L’elenco aggiornato dei Responsabili potrà sempre essere richiesto al Titolare del Trattamento.

Si precisa che le prestazioni richieste (esami di laboratorio, diagnosi o visita specialistica) tramite i form di prenotazione on line, saranno eseguite dal Titolare e/o dalle altre imprese facenti parte della rete Romano Net alle quali saranno comunicati nella misura strettamente necessaria i dati personali inseriti dall’Utente necessari all’erogazione di quanto richiesto.

Per maggiori dettagli, si rimanda alle informative predisposte per particolari servizi.

Luogo del trattamento

I Dati sono trattati presso le sedi (legale e operative) del Titolare e, ove necessario, delle altre imprese facenti parte della rete Romano Net. Per ulteriori informazioni può essere contattato il Titolare.

Diritti dell’Interessato

Gli Interessati possono esercitare determinati diritti con riferimento ai Dati trattati dal Titolare. In particolare, l’Interessato ha il diritto di:

• revocare il consenso in ogni momento. L’Interessato può revocare il consenso al trattamento dei propri Dati Personali precedentemente espresso.
• opporsi al trattamento dei propri Dati. L’Interessato può opporsi al trattamento dei propri Dati quando esso avviene su una base giuridica diversa dal consenso. Ulteriori dettagli sul diritto di opposizione sono indicati nella sezione sottostante.
• accedere ai propri Dati. L’Interessato ha diritto ad ottenere informazioni sui Dati trattati dal Titolare, su determinati aspetti del trattamento ed a ricevere una copia dei Dati trattati.
• verificare e chiedere la rettificazione. L’Interessato può verificare la correttezza dei propri Dati e richiederne l’aggiornamento o la correzione.
• ottenere la limitazione del trattamento. Quando ricorrono determinate condizioni, l’Interessato può richiedere la limitazione del trattamento dei propri Dati. In tal caso il Titolare non tratterà i Dati per alcun altro scopo se non la loro conservazione.
• ottenere la cancellazione o rimozione dei propri Dati Personali. Quando ricorrono determinate condizioni, l’Interessato può richiedere la cancellazione dei propri Dati da parte del Titolare.
• ricevere i propri Dati o farli trasferire ad altro titolare. L’Interessato ha diritto di ricevere i propri Dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente fattibile, di ottenerne il trasferimento senza ostacoli ad un altro titolare. Questa disposizione è applicabile quando i Dati sono trattati con strumenti automatizzati ed il trattamento è basato sul consenso dell’Interessato, su un contratto di cui l’Interessato è parte o su misure contrattuali ad esso connesse.
• proporre reclamo. L’Interessato può proporre un reclamo all’autorità di controllo della protezione dei dati personali competente o agire in sede giudiziale.

Come esercitare i diritti

Per esercitare i diritti dell’Interessato, gli Interessati possono indirizzare una richiesta agli estremi di contatto del Titolare indicati in questo documento (privacy@romanomedica.it),il Titolare darà poi riscontro nel più breve tempo possibile ed in ogni caso entro un mese dalla loro ricezione.

Romano d’Ezzelino – Rev. 01 del 25/02/2026

INFORMATIVA PRIVACY GENERALE

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – art. 13 del Regolamento UE 2016/679
Ad ogni Utente/Paziente, quale Interessato al trattamento di dati personali, ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento UE 2016/679, di seguito denominato come GDPR (Regolamento Generale per la Protezione dei Dati Personali), considerato anche il D. Lgs. 196/03 vigente, viene resa la seguente informativa da intendersi valida anche per le imprese facenti parti del contratto di rete denominato “Romano Net” qui sotto elencate. Si precisa che ciascuna impresa retista potrà poi procedere, ove necessario, a rendere ulteriori informative agli interessati.

Titolare del trattamento è ROMANO MEDICA SRL, p. iva 02819040243, con sede legale in via Dante Alighieri, 5/4 – 36060 Romano d’Ezzelino (VI) – che ha sottoscritto un contratto di rete con altre Strutture che erogano servizi sanitari facenti parte della rete Romano Net e precisamente: Gruppo Romano Medica srl, Gruppo Romano Medica Borgo Valsugana srl, Romano Medica Dental srl, Castelfranco Medica srl e Medica Work srl. Esiste un accordo di contitolarità tra Romano Medica srl e le altre imprese facenti parte della rete Romano Net che prevede, nel rispetto di quanto previsto dal contratto di rete, che sia Romano Medica srl a procedere a redigere e aggiornare la presente informativa che verrà poi utilizzata anche dalle altre imprese retiste, all’acquisizione e gestione dei consensi ove previsto, nonché a fungere da punto di contatto per gli Interessati per l’esercizio di diritti in materia di trattamento di dati personali.

Esiste altresì un accordo di contitolarità tra il Titolare del Trattamento ed i medici che operano presso le sue unità locali in base al quale è Romano Medica srl a fungere da punto di contatto per gli Interessati.

Per avere maggiori informazioni sugli accordi di contitolarità e sul trattamento dati personali è possibile inviare una mail a: privacy@romanomedica.it.

Il DPO è stato nominato ed è contattabile tramite mail: dpo@romanomedica.it.

Tipologia di dati trattati e modalità di trattamento

Per erogare i servizi richiesti dall’Interessato il Titolare del Trattamento dovrà trattare dati comuni (anagrafici, di contatto e di pagamento) e particolari ex art 9 GDPR (dati idonei a rivelare lo stato di salute, dati biometrici, dati genetici etc.).

Il trattamento dei dati personali (art 4 n. 2 GDPR) è realizzato per le finalità sotto precisate sia in formato elettronico sia cartaceo, nel rispetto della normativa vigente in particolare in materia di riservatezza e sicurezza e in conformità ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e tutela dei diritti dell’Interessato. Il trattamento è svolto direttamente dal Titolare, dai suoi responsabili e/o incaricati.

Il Titolare del Trattamento non effettua trattamenti di dati tramite processi decisionali automatizzati.

Finalità del trattamento e base giuridica

Ai sensi degli artt. 6 e 7 GDPR La informiamo che i dati personali comuni e, ove necessario, particolari da Lei forniti verranno trattati per le seguenti finalità:

1. A) esecuzione delle attività di prevenzione, cura, diagnosi, assistenza e terapia sanitaria, prelievi e analisi da Lei richieste o di cui Lei è stato informato in quanto da Lei richieste ed effettuate nel Suo interesse (base giuridica: art. 9^2h e art. 6^{1-b) c) d) e)})
2. B) esecuzione degli adempimenti organizzativi, amministrativi, contabili e gestionali inerenti e/o connessi alla prestazione sanitaria, normativamente previsti o da Lei richiesti, nonché per gli obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative nazionali e/o comunitarie, ivi inclusa la comunicazione/gestione amministrativa delle sue informazioni sanitarie agli enti istituzionali (ad es.: invio al sistema TS/implementazione del suo Fascicolo Sanitario Elettronico) e la tutela di diritti ed interessi del Titolare (base giuridica: adempimento di obblighi legali e/o contrattuali precontrattuali, legittimo interesse del Titolare- cfr. GDPR: art. 6^{1-b) c) f)} e art. 9^{2 f ), 3}); (base giuridica: adempimento di obblighi legali e/o contrattuali e legittimo interesse del Titolare- cfr. GDPR: art. 6^{1-b) c)});
3. C) comunicazioni relative all’esecuzione delle prestazioni da lei richieste, o più in generale relative all’organizzazione degli appuntamenti (base giuridica: adempimento di obblighi legali e/o contrattuali precontrattuali, legittimo interesse del Titolare- cfr GDPR art. 6^{1-b) c) f)});
4. D) acquisizione e gestione dei dati anagrafici, di contatto ed espressione consensi per il trattamento dati tramite firma grafometrica e/o tramite assistente telefonico digitale “Gaia” (base giuridica: consenso dell’Interessato e adempimento di obblighi legali e/o contrattuali- cfr. GDPR: art. 6^{1-a) b) c)})
5. Il Titolare sottolinea e precisa che, per quanto riguarda la consegna dei referti online (legati al servizio: punto prelievi) e adempimenti connessi, la base giuridica è il consenso dell’Interessato cfr. GDPR artt. 6^1a e 9^{2 a}.
6. Per quanto riguarda il trattamento dei dati genetici, ossia il risultato di test genetici o ogni altra informazione che, indipendentemente dalla tipologia, identifica le caratteristiche genotipiche di un individuo trasmissibili nell’ambito di un gruppo di persone legate da vincoli di parentela. In tal caso la finalità di trattamento del dato genetico è la tutela della salute, con particolare riferimento alle patologie di natura genetica ed alla tutela dell’integrità genetica dell’interessato o di un terzo appartenente alla stessa linea genetica dell’interessato, con il consenso di quest’ultimo. Le finalità perseguite (come anche i risultati conseguibili) potranno essere più analiticamente individuate in sede di esame genetico con riferimento al singolo caso specifico, la base giuridica è il consenso dell’Interessato cfr. GDPR artt. 6^1a e 9^{2 a}.
7. Per le specifiche finalità di comunicazione dei dati a terzi la base giuridica del trattamento è il consenso ex art. 6^{1 a}.
8. È comunque fatta salva la possibilità di rendere l’informativa ed acquisire il consenso anche successivamente al trattamento nei casi previsti dall’art. 82 D. Lgs. 196/2003, così come quella di rendere informative ulteriori per specifici ulteriori trattamenti effettuati dal Titolare e/o dalle imprese retiste di Romano Net.
9. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto di fornire i dati personali
10. I dati richiesti per le finalità di cui alle soprastanti lettere A) e B) devono essere obbligatoriamente forniti per l’adempimento degli obblighi di legge e/o per la conclusione ed esecuzione del rapporto contrattuale e la fornitura dei prodotti/servizi richiesti. Pertanto, il rifiuto anche solo parziale di fornire tali dati comporta l’impossibilità per il Titolare di fornire le prestazioni richieste.
11. I dati richiesti per le finalità di cui alle soprastanti lettere C) e D) E) sono invece facoltativi e pertanto il rifiuto anche solo parziale a conferire tali dati impedirà all’Interessato di usufruire dei relativi servizi, senza che ciò impedisca l’erogazione delle prestazioni sanitarie richieste.
12. Il consenso potrà essere prestato dall’Interessato digitalmente (tablet firma grafometrica, flag su appositi form digitali etc.) e/o tramite modulistica cartacea.

Destinatari (categorie di) dei dati personali

I Suoi dati personali potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti ed alle finalità di cui sopra e nel rispetto della normativa vigente in materia, alle seguenti categorie di soggetti:

– soggetti a cui tale comunicazione deve essere effettuata al fine di adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi previsti da leggi, da regolamenti e/o dalla normativa comunitaria;

– persone fisiche e/o giuridiche esterne che forniscono servizi strumentali alle attività del Titolare per le finalità di cui sopra (es. laboratori esterni, fornitori, consulenti, società, enti, studi professionali). Tali soggetti opereranno in qualità di Responsabili del Trattamento, o di Contitolari o di Titolari autonomi a seconda dei trattamenti effettuati.

I Dati relativi allo stato di salute verranno resi noti, anche attraverso il personale di segreteria, soltanto all’Interessato e a persone diverse dall’Interessato soltanto in presenza di una delega scritta rilasciata da esso (munita di copia di documento di identità valido del

Periodo di conservazione dei dati personali

I Suoi dati personali vengono conservati solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti.

I Suoi dati personali che non siano più necessari, o per i quali non vi sia più un presupposto giuridico per la relativa conservazione, verranno anonimizzati o distrutti in modo sicuro.

Qui di seguito riportiamo i tempi di conservazione in relazione alle differenti finalità sopra elencate:

Dati anagrafici e di contatto e Dati di pagamento: tali dati verranno tenuti per il tempo necessario a gestire adempimenti contrattuali e successivamente per 10 anni.

Dati relativi allo stato di salute: I Suoi Dati relativi allo stato di salute saranno conservati unicamente per il periodo di tempo strettamente necessario allo svolgimento dell’Incarico ed al perseguimento delle finalità proprie dell’Incarico stesso e comunque per un periodo non superiore a 10 anni successivi alla conclusione dell’Incarico, fatto salvo quanto eventualmente previsto da norme specifiche e ferma restando la possibilità di estensione temporale qualora vi siano diritti e/o interessi da tutelare giudizialmente o stragiudizialmente.

Trasferimento dei dati

I dati personali trattati sono conservati dal Titolare su server ubicati all’interno dell’Unione Europea, resta in ogni caso inteso che il Titolare chiederà ai suoi fornitori esterni, che dovessero ospitare/spostare i dati su server extra-UE, di rispettare le disposizioni regolamentari e di legge applicabili al trasferimento extra UE.

Per saperne di più è possibile scrivere a: privacy@romanomedica.it

Diritti dell’interessato

Nella sua qualità di interessato, ha i diritti di cui al GDPR e precisamente i diritti di:

1. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
2. ottenere l’indicazione: a) dell’origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 3, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
3. ottenere: a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) siano state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
4. opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante e-mail e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea. Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente punto b), per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte. Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione. Ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione, diritto all’oscuramento- ove applicabile-), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante.

Per l’esercizio dei diritti di cui sopra o per domande o informazioni in ordine al trattamento dei Suoi dati ed alle misure di sicurezza adottate, potrà in ogni caso inoltrare alla nostra società la richiesta al seguente indirizzo: privacy@romanomedica.it .

Nel caso in cui Lei esercitasse uno qualsiasi dei summenzionati diritti, sarà onere del Titolare verificare che lei sia legittimato ad esercitarlo e Le sarà dato riscontro, di regola, entro 30 giorni.

Per maggiori informazioni in materia può sempre consultare il sito del Garante: https://www.garanteprivacy.it/

Romano d’Ezzelino – Rev. 01 del 12/03/2024

INFORMATIVA PRIVACY ASSISTENTE VIRTUALE

Ad ogni Utente/Paziente, quale interessato al trattamento di dati personali, ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento UE 2016/679, di seguito denominato come GDPR (Regolamento Generale per la Protezione dei Dati Personali), considerato anche il D. Lgs. 196/03 vigente, viene resa la seguente informativa da intendersi valida anche per le imprese facenti parti del contratto di rete denominato “Romano Net” qui sotto elencate. Si precisa che ciascuna impresa retista potrà poi procedere, ove necessario, a rendere ulteriori informative agli interessati.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è ROMANO MEDICA SRL, p. iva 02819040243, con sede legale in via Dante Alighieri, 5/4 – 36060 Romano d’Ezzelino (VI) – che ha sottoscritto un contratto di rete con altre Strutture che erogano servizi sanitari facenti parte della rete Romano Net e precisamente: Gruppo Romano Medica srl, Gruppo Romano Medica Borgo Valsugana srl, Romano Medica Dental srl, Castelfranco Medica srl e Medica Work srl. Esiste un accordo di contitolarità tra Romano Medica srl e le altre imprese facenti parte della rete Romano Net che prevede, nel rispetto di quanto previsto dal contratto di rete, che sia Romano Medica srl a procedere a redigere e aggiornare la presente informativa che verrà poi utilizzata anche dalle altre imprese retiste, all’acquisizione e gestione dei consensi ove previsto, nonché sia punto di contatto per gli Interessati per l’esercizio di diritti in materia di trattamento di dati personali.

Esiste altresì un accordo di contitolarità tra il Titolare del Trattamento ed i medici che operano presso le sue unità locali in base al quale è Romano Medica srl a fungere da punto di contatto per gli Interessati.

Per avere maggiori informazioni sugli accordi di contitolarità e sul trattamento dati personali è possibile inviare una mail a: dpo@romanomedica.it 

2. Data Protection Officer

Il Data Protection Officer (DPO) è contattabile via posta elettronica al recapito email: dpo@romanomedica.it

3. Finalità e base giuridica del trattamento

Gaia è un assistente virtuale di intelligenza artificiale (c.d. “IA”) progettato per comprendere le domande degli utenti e assisterli in tempo reale, fornendo informazioni di carattere generale, quali, ad esempio, le modalità per raggiungere i centri Romano Medica, e mai indicazioni di tipo specifico o diagnostico. Romano Medica tratterà il Suo indirizzo IP e la data e l’ora di accesso al servizio (c.d. “log di interazione”), affinché Lei possa usufruire dell’assistente virtuale come da Sua richiesta, in sicurezza e senza che ricorrano malfunzionamenti, ai sensi dell’art. 6, 1° comma, lett. b) del Regolamento 2016/679. Giova precisare che queste informazioni non sono raccolte per essere associate a soggetti interessati identificati. Per loro natura, però, potrebbero, in astratto, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati ulteriori, permettere di identificare gli utenti. Romano Medica tratterà anche i dati personali che Lei eventualmente inserirà nelle Sue domande, solamente affinché Lei possa usufruire del servizio che ha richiesto, ai sensi dell’art. 6 lett. b) del Regolamento 2016/679. Le ricordiamo, tuttavia, il nostro invito a ridurre al minimo la comunicazione di dati personali e quindi a non inserire, o a inserire solo se strettamente necessario, informazioni relative alla Sua persona e, in particolare, dati relativi al Suo stato di salute. Ove Lei inserisca questa tipologia di dati personali, essi saranno trattati al solo fine di consentirle di usufruire del servizio richiesto, quale attività prodromica all’esecuzione dell’attività di cura da parte di Romano Medica, ai sensi dell’art. 9, 2° comma, lett. h) del Regolamento 2016/679.

I dati personali non saranno utilizzati per finalità di addestramento dell’IA.

4. Destinatari e ambiti di comunicazione dei dati personali

I Suoi dati saranno trattati dal personale di Romano Medica a ciò autorizzati in ragione del ruolo ricoperto e per il solo tempo necessario allo svolgimento delle attività e/o da eventuali Responsabili del trattamento fornitori di servizi. L’elenco di tali Responsabili è a disposizione presso le sedi del Titolare o scrivendo a dpo@romanomedica.it. I dati non saranno in alcun modo, e per nessuna ragione, diffusi e potranno essere comunicati a terzi solo in assolvimento di eventuali obblighi di legge.

I dati personali non saranno oggetto di alcun trasferimento al di fuori dell’Unione Europea.

5. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali saranno trattati e conservati per 12 mesi.

6. Diritti dell’interessato

In qualità di interessato al trattamento, Lei potrà esercitare, previa verifica di applicabilità all’attività di trattamento specifica, i seguenti diritti, previsti dagli artt. 15 e ss. del Regolamento UE 2016/679: (a) chiedere l’accesso ai dati personali che La riguardano, e/o la loro eventuale rettifica o cancellazione; (b) chiedere la limitazione del trattamento che La riguarda, ovvero opporsi al trattamento; (c) esigere la c.d. “portabilità” dei dati (ovvero la loro comunicazione in un formato strutturato, di uso comune, e leggibile da un dispositivo automatico), anche al fine di poter comunicare i Suoi dati personali ad un altro titolare del trattamento; (d) revocare, in qualsiasi momento, il consenso al trattamento dei dati che La riguardano (restando salva la liceità dei trattamenti svolti prima della revoca del consenso, o la cui condizione di legittimità non sia il consenso); (e) proporre reclamo ad un’autorità di controllo (il Garante per la protezione dei dati personali). Potrà esercitare i summenzionati diritti scrivendo all’indirizzo mail: dpo@romanomedica.it

7. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati è del tutto facoltativo. Il mancato conferimento dei log di interazione, tuttavia, comporterà l’impossibilità per Romano Medica di fornirLe il servizio di avatar. In ogni caso, Romano Medica mette a Sua disposizione altri e diversi strumenti per reperire informazioni. In particolare, La invitiamo a visitare il nostro sito web.

8. Processi automatizzati e profilazione

I Suoi dati non saranno soggetti ad alcun processo decisionale interamente automatizzato, ivi compresa la profilazione, di cui all’art. 22, commi 1 e 4, del Regolamento UE 2016/67

Romano d’Ezzelino – Rev. 01 del 02/01/2026